Pentingnya Sebuah
Perencanaan dalam Menghadapi Tantangan Manajemen di Era Globalisasi
Era globalisasi membawa dampak positif pada perubahan di
bidang ekonomi, sosial, politik dan budaya, serta pada sistem perekonomian
dunia yang telah berubah secara signifikan. Dampak tersebut diakibatkan karena
telah ditemukannya alat produksi dengan berbagai inovasi di setiap bidang.
Selain membawa dampak positif, terdapat juga dampak negatifnya yang ditandai
dengan berbagai kendala. Kendala-kendala tersebut datang seiring dengan
berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknonologi (IPTEK), seperti terbatasnya
sumber daya alam karena terus – menerus di eksploitasi, keterbatasan sumber
daya manusia yang memiliki potensi unggul, persaingan yang semakin ketat, dan
penghasilan demand yang lebih besar dari supply.
Menghadapi masalah seperti ini, tidak hanya diperlukan sistem modal dan tidak
hanya fokus pada biaya pengendalian terhadap investasi masa depan, tetapi lebih
dari itu dibutuhkan strategi serta inovasi. Suatu dunia kerja, khususnya suatu
organisasi diperlukan suatu sistem manajemen yang kritis dalam membaca
perubahan zaman. Dalam hal ini Inovasi merupakan kunci penting sebab inovasi
dalam produk, layanan, sistem manajemen, proses produksi, nilai – nilai
perusahaan dan aspek lain dari organisasi merupakan faktor yang membuat
perusahaan dapat tumbuh, berubah dan berhasil. Manajemen adalah pencapaian
tujuan – tujuan organisasional secara efektif dan efisien melalui perencanaan,
pengelolaan, kepemimpinan dan pengendalian sumber daya – sumber daya
organisasional. Definisi ini mempunyai dua pemikiran penting yaitu (1) keempat
fungsi perencanaan, pengolahan, kepemimpinan, dan pengendalian,(2) pencapaian
tujuan tujuan manajemen. Empat fungsi manajemen meliputi perencanaan, pengelolaan,
kepemimpinan dan pengendalian sumber daya organisasional. Perencanaan (planning) adalah
proses mengidentifikasikan berbagai tujuan untuk kinerja organisasi di masa
mendatang serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan
untuk mencapainya. Pengelolaan (organizing) dilakukan setelah tahap
perencanaan, didalamnya terdapat kegiatan menentukan tugas, mengelompokkan
tugas, mendelegasikan otoritas, dan mengalikasikan sumber daya di seluruh
organisasi. Kepemimpinan (leading) merupakan
fungsi manajemen yang mencakup penggunaan pengaruh untuk memotivasu
karyawan guna mencapai tujuan – tujuan organisasional. Kepemimpinan berarti
menciptakan nilai – nilai dan budaya bersama, mengomunikasikan tujuan – tujuan
kepada karyawan di seluruh organisasi, menyuntikkan semangat untuk
memperlihatkan kinerja tertinggi kepada karyawan. Pengendalian (controlling) merupakan
fungsi manajemen yang memonitor aktivitas karyawan, menentukan apakah
organisasi sejalan dengan tujuannya, dan membuat koreksi jika diperlukan.
Seperti yang dibahas sebelumnya, menghadapi dunia yang semakin penuh dengan
persaingan, orang-orang yang lebih memilih berkarir dalam dunia manajemen harus
selalu memutar otak agar mampu bersaing dengan kompetitor lain. Di sini hal
yang patut jadi perhatian para pebisnis adalah ketika suatu perusahaan
tersebut menjalankan fungsi pertama dalam manajemen, yaitu perencanaan.
Perencanaan adalah program utama ketika seseorang menjalankan bisnisnya, dimana
perencanaan ini sama halnya seperti seorang atlet pemanah yang akan mengarahkan
busur panahnya tepat pada sasaran. Tanpa adanya perencanaan yang matang, suatu
perusahaan akan mengalami kesulitan dalam proses awal, yang dalam hal ini
adalah proses mendasar.
Perencanaan yang dikemukaan oleh Beishline (1957) sangat vital adanya karena
perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara
kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus
dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab, mengapa
hal itu harus dicapai. Apa yang dikatakan oleh Beishline (1957) dapat dikatakan
perencanaan sama halnya dengan 5W+1H, dimana pertanyaan–pertanyaan yang ada
dalam 5W+1H akan menentukan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuannya. Berikut
pertanyaan-pertanyaan 5W+1H yang ada dalam proses perencanaan:
1. What : Apa yang harus dikerjakan
2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan
3. Who : Siapa yang akan mengerjakan
4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan
5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan
6. How : Bagaimana cara mengerjakannya
Apabila
sebuah perusahaan tidak memiliki perencanaan yang benar (dalam hal ini 5W+1H),
maka perusahaan tersebut akan mengalami kehancuran atau kolaps.
Contoh nyatanya adalah Bank Century di Indonesia. Bank yang berdiri pada 6
desember 2004 tersebut, pada akhirnya harus kolaps dan meninggalkan berbagai
masalah yang sampai sekarang masih belum tuntas, bahkan masalah tersebut
seakan-seakan berangsur menghilang. Tahun 1989 Bank ini dibuat oleh Robert
Tantular dengan nama Bank Century Intervest Corporation (Bank CIC). Dari awal
kemunculannya saja, bank ini sudah menimbulkan keraguan karena proses
perencanaannya yang tidak optimal. Terbukti pada bulan Maret tahun 1999, Bank
CIC melakukan penawaran umum terbatas atau biasa disebut rights issue pertama
pada Maret 1999 kepada Bank Indonesia. Di bawah naungan Robert Tantular, Bank
ini dinyatakan tidak lolos uji kelayakan dan kepatutan oleh Bank Indonesia.
Lalu pada tahun 2002, auditor Bank Indonesia menemukan rasio modal Bank CIC
minus 83,06% sehingga menyebabkan Bank tersebut kekurangan modal sebesar Rp.
2,67 Triliun. Bulan Maret 2003 Bank CIC melakukan penawaran umum terbatas yang
ke-3, namun lagi-lagi gagal. Alasannya, karena pada tahun yang sama Bank CIC
diketahui memiliki masalah yang terindikasikan dengan surat-surat berharga
valuta asing sekitar Rp. 2 Triliun. Atas saran dari Bank Indonesia, akhirnya
pada 22 Oktober 2004 Berdiri Bank Century dari merger Bank Danpac, Bank Pikko,
dan Bank CIC dengan pengesahannya tanggal 6 Desember di tahun yang sama.
Melalui bukti ini, cukup kiranya menjadikan Bank Century sebagai contoh dalam
proses perencanaan yang kurang baik. Terlihat dari masalah minus modal sehingga
menyebabkan Bank ini ditolak right issue_nya, seharusnya kalau memang perecanaannya itu
baik, mestinya dari awal sudah tahu kalau modal yang ada masih belum cukup
untuk membangun sebuah Bank. Ditambah kasus yang tidak kunjung selesai dan
masih menimbulkan tanda tanya besar seputar pengeluaran dana talangan Rp 6,762
trilyun untuk membantu Bank Century dalam mengganti uang nasabahnya yang tidak
bisa dikembalikan. Terkait masalah ini, penyebab utamanya adalah
ketidaksinambungan proses pengelolaan dan pengendalian risiko likuiditas.
Seharusnya pelaksanaan pengelolaan dan pengendalian risiko likuiditas tersebut
dilakukan secara sistematis. Artinya dilakukan secara teratur dengan metode
hierarkhi, dimana alur pengelolaan dan pengendaliannya bersifat vertikal.
Tujuan utama dari penerapan manajemen risiko likuiditas ini adalah memastikan
tercukupinya dana harian baik dalam keadaaan normal maupun dalam keadaan
krisis. Jika perencanaan manajemen risiko likuiditas yang dilakukan Bank Century
(Bank CIC kala itu) baik, seyogyanya tidak akan ditemukan minus modal pada bank
tersebut. Namun kenyataan yang terjadi di lapangan, auditor Bank Indonesia
justru menemukan minus tersebut. Hal ini tentu saja patut dipertanyakan
keabsahannya, serta patut dikonfirmasi kebenaran pengecekan tersebut, apa benar
terdapat minus modal jikalau perencanaan yang dilakukan Bank Century kala itu
sudah baik. Tetapi, tentunya pihak Bank Indonesia tidak akan semudah itu
memutuskan kalau tidak ada bukti-bukti yang relevan terkait Bank tersebut.
Sasaran daripada manajemen risiko likuiditas itu sendiri adalah
mengidentifikasi, mengukur, memantau, serta mengendalikan jalannya aktivitas
kegiatan Bank, dimana kegiatan tersebut harus memiliki tingkat risiko
likuiditas yang wajar secara terarah, terintegrasi, dan berkesinambungan
sebagai pemberi peringatan dini (early warning system) kepada Bank yang bersangkutan. Masih dalam
masalah minus modal tadi, dibuat pengandaian saja bahwa pihak Bank Century
telah melakukan kegiatan manajemen risiko likuiditas. Pertanyaannya, kenapa
masih terdapat minus modal kalau memang sudah melakukan hal tersebut?
Seburuk-buruknya penerapan manajemen risiko likuiditas, apabila dilakukan
dengan benar maka dampak negatif (apabila ada) yang akan ditimbulkan tidak akan
terlalu besar. Jawaban yang relevan dari pertanyaan tersebut adalah karena
proses pengelolaan dan pengendalian risiko likuiditas tidak dilakukan secara
sistematis dan not built control oleh setiap unit kerja.
Artinya, tidak ada koordinasi yang baik antara pihak atasan dengan bawahan
terkait dengan pengelolaan dan pengendalian risiko likuiditas yang telah
diterapkan. Tetapi jawaban ini didasarkan pada pandangan subyektif penulis dan
juga teori yang terkait dengan manajemen likuiditas. Mungkin saja ada faktor
lain yang mempengaruhi mengapa Bank Century kala itu mengalami minus modal.
Bisa saja karena sebagian besar uangnya telah dicuri, atau faktor-faktor lain
di luar perkiran manusia.
Perencanaan yang buruk bisa jadi akan menghasilkan hasil yang buruk juga.
Proses perencanaan tidak bisa lepas dari faktor seorang pemimpin. Sosok
pemimpin merupakan seorang konseptor, dimana konsep-konsep (berupa kebijakan)
yang dikeluarkan oleh pemimpin, akan menentukan kemana arah perusahaan
kedepannya. Seorang pemimpin harus peka terhadap kondisi lingkungan yang berada
di sekitarnya. Pemimpin tersebut harus mampu memprediksi
kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul di masa mendatang. Seperti yang
dikatakan oleh E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision Management bahwa:
Perencanaan adalah Suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan
datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang. Tetapi
permasalahan tersebut dapat berubah di era globalisasi karena faktor eksternal
yang lebih dinamis, dimana lingkungan dapat berubah sewaktu-waktu. Akibatnya
perencanaan dituntut untuk lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan
sistematis, bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan) saja.
Perencanaan dibuat untuk memproses program-program yang akan
dilaksanakan, dengan tujuan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain di masa
mendatang. Dengan tujuan tersebut, dimungkinkan untuk meningkatkan pengambilan
keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif,
dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi
terhadap lingkungannya saja, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia
usaha.
Perencanaan sangat penting adanya dalam sebuah perusahaan, hal tersebut karena:
1.
Perencanaan digunakan untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari
pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2.
Perencanaan digunakan untuk mencapai positive benefits dalam bentuk meningkatnya
sukses pencapaian tujuan organisasi.
Seperti
yang sudah dibahas sebelumnya, perencanaan memiliki manfaat bagi sebuah
perusahaan dalam menghadapi tantangan dalam era saat ini. Berikut ini adalah
manfaat-manfaat perencanaan untuk sebuah perusahaan:
1.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
2.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8.
Menghemat waktu, usaha, dan dana
Hampir sama dengan apapun yang ada di dunia ini, sebuah proses tidak selalu
bisa berjalan dengan mulus karena ada saja berbagai hambatan yang selalu
mengiringi. Hal tersebut juga terjadi pada fungsi manajemendi bagian
perencanaan, meskipun sudah dipikirkan secara matang, masih terdapat rintangan
atau hambatan yang menjadi masalahnya.
Berikut
ini berbagai hambatan yang mengiringi penetapan perencanaan:
·
Manajer takut menghadapi resiko/kegagalan
·
Manajer kurang adanya pengetahuan tentang
organisasi
·
Manajer kurang memahami tentang lingkungan
·
Manajer kurang percaya bahwa organisasinya mampu
mencapai sasaran
·
Adanya penolakan terhadap perubahan yang ingin
dilakukan
·
Adanya keterbatasan bagi pihak-pihak tertentu.
Perencanaan memang memiliki beberapa hambatan yang dapat mengganggu perusahaan
dalam proses untuk penetapan. Tetapi jika perencanaan tersebut dapat berjalan
lancar sesuai dengan apa yang diinginkan, keuntungan yang didapat oleh
sebuah perusahaan sangatlah besar. Keuntungan yang dimaksud akan dijelaskan
dibawah ini:
·
Ø Fokus dan fleksibel
Fokus yang dimaksud di sini, perusahaan mampu mengetahui apa yang terbaik dan
mampu mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh pelanggan, sehingga sebuah
perusahaan akan mampu bersaing dengan perusahaan yang lain. Kemampuan mengerti
ruang lingkup permasalahan, terutama yang diinginkan oleh konsumen menjadi daya
ukur yang paling utama. Sedangkan yang dimaksud fleksibel, perusahaan mampu
menyesuaiak dengan lingkungan usahanya.
·
Ø Perencanaan Orientasi pada prioritas
Maksudnya adalah fungsi perencanaan membimbing perusahaan mampu
memastikan hal yang paling penting adalah hal yang menjadi prioritas utama,
lalu hal tersebut akan diperhitungkan oleh perusahaan.
·
Ø Perencanaan orientasi pada keuntungan
Maksudnya fungsi perencanaan membimbing sebuah perusahaan untuk mampu
memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara maksimal, dengan tujuan untuk
mendapatkan keuntungan.
·
Ø Perencanaan orientasi pada perubahan
Maksudnya fungsi perencanaan diharapkan dapat membantu mengantisipasi masalah
yang sedang dihadapi, sehingga dapat melakukan kesesuaian yang terbaik terhadap
penyelesaian masalah yang akan/sedang dihadapi.
·
Ø Perencanaan mengembangkan koordinasi
Tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama
lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan
yang lebih rendah. Hal ini dinamakan koordinasi vertikal secara up down, yang
memungkinkan perencanaan bertumpu secara menyeluruh.
·
Ø Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi pengukuran dan evaluasi. Perencanaan membantu kemungkinan
tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan
tindakan khusus.
Apabila sebuah perusahaan menginginkan hasil yang optimal dan menginginkan
keuntungan yang besar, perusahaan tersebut harus selalu membuat perencanaan
yang benar untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Kerangka Waktu
Perencanaan
1. Rencana
Jangka Panjang (long-range
plan)
Suatu rencana jangka panjang meliputi banyak tahun, mungkin bahkan
beberapa dekade.
2. Rencana
jangka Menengah (medium-range
plan)
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding
rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu
hingga lima tahun, terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
3. Rencana
jangka Pendek (short-range
plan)
Rencana yang memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka
pendek sangat mempengaruhi aktivitas sehari-hari manajer. Terdapat dua jenis
rencana jangka pendek, yakni rencana tindakan (action plan) dan rencana reaksi (reaction
plan). Rencana tindakan merealisasikan semua jenis rencana. Ketika sebuah
pabrik Nissan siap untuk mengganti teknologi, manajernya memusatkan perhatian
mereka pada penggantian peralatan yang ada, dengan peralatan baru secepat dan
seefisien mungkin untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi. Dalam banyak
kasus, hal ini dapat dilakukan dalam beberapa bulan dan produksi hanya terhenti
selama beberapa minggu. Dengan demikian, suatu rencana tindakan
mengkoordinasikan berbagai perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu.
Sebaliknya rencana reaksi adalah rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan
dapat bereaksi terhadap situasi yang tidak terduga. Di salah satu pabrik
Nissan, peralatan baru tiba lebih awal dari yang diharapkan dan manajer pabrik
harus menutup produksi lebih cepat dari yang mereka perkirakan. Oleh karena
itu, manajer tersebut harus bereaksi terhadap kejadian yang berada di luar
kendali mereka dalam cara yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.
Mengatasi Hambatan
a. Pemahaman
Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses
perencanaan adalah maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa
terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, serta penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke
waktu.
b. Komunikasi
dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus
dikomunikasikan kepada pihak yang lain di dalam organisasi. Setiap orang yang
terlibat dalam proses perencanaan seharusnya mengetahui landasan yang mendasari
strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasi serta
dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan,
dalam mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam
mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi
yang berharga untuk disumbangkan. Bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat
sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkat
dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
c. Konsistensi
/revsi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten, baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Konsistensi horizotal berarti tujuan seharusnya konsisten diseluruh
organisasi atau dari satu departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti tujuan seharusnya
konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi
(tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras). Karena penetapan
tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, keduanya harus direvisi
dan diperbarui secara berkala.
d. Sistem
Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena
menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapai
target yang dicanangkan. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor
di luar pengendalian manajemen. Orang seharusnya memastikan bahwa kegagalan
dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
Komentar : Dalam menghadapi era globalisasi sekarang ini
perlu adanya perencanaan dalam fungsi manajemen. Perencanaan juga perlu dibuat
dengan baik agar dapat membuahkan hasil yang baik pula. Jika perusahaan
tidak memiliki perencanaan yang benar (dalam hal ini 5W+1H), maka perusahaan
tersebut akan mengalami kehancuran atau kolaps, sebalikny apabila sebuah perusahaan
menginginkan hasil yang optimal dan menginginkan keuntungan yang besar,
perusahaan tersebut harus selalu membuat perencanaan yang benar untuk jangka
pendek maupun jangka panjang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar